Interview Fujitsu-Bybox
Jean-Michel Malard, Responsable logistique chez Fujitsu et Guillaume Amet, Ingénieur d’affaires chez ByBox
ByBox est spécialisée dans la logistique et la distribution de la pièce détachée à destination du personnel itinérant (techniciens de maintenance, installateurs, commerciaux, visiteurs médicaux). ByBox s’appuie notamment sur un réseau de consignes électroniques (97 à ce jour) qui sont utilisées comme plate-forme de distribution pour son réseau de livraison avant 8h.
L’entreprise est également l’un des principaux fournisseurs de consignes électroniques pour le marché postal européen. Les pièces détachées sont déposées puis collectées par l’intermédiaire de ces consignes et bénéficient ainsi d’une traçabilité totale. Responsable logistique chez Fujitsu, Jean-Michel Malard a mis en place pour son réseau de techniciens itinérants l’utilisation de ces consignes, accessibles sur toute la France. Une formule qui correspond parfaitement à l’exigence de traçabilité des pièces détachées du constructeur informatique et prestataire de services.
Quelle était la problématique de Fujitsu lorsque vous avez fait appel à ByBox ?
 Chez Fujitsu, une équipe de 120 techniciens itinérants a pour tâche d’approvisionner nos clients en pièces détachées, avec une contrainte de livraison « avant 8h00 ». Nous sommes très exigeants sur l’heure d’arrivée des pièces détachées. Nous recherchions une solution fiable, adaptée à différents formats de colis et qui nous permettent de suivre la livraison de bout en bout.
ByBox livre les pièces dans ses consignes pendant la nuit sur un réseau réparti dans toute la France. Nous utilisons une 60e de points sur les 97 points que ByBox met à notre disposition. Cette couverture correspond tout à fait à nos besoins. Et le problème de traçabilité a été parfaitement pris en charge.
Comment s’organise la collaboration Fujitsu-ByBox ?
L’entreprise collabore avec Bybox depuis deux ans pour la gestion des stocks et la distribution. L’équipe logistique de Fujitsu comprend une dizaine de personnes travaillant en coopération avec les équipes logistiques en Grande-Bretagne et au Benelux, car on mutualise certaines pièces en Europe et on partage plusieurs entrepôts. Notre entrepôt situé au sud de Paris est approvisionné par la Grande-Bretagne. La traçabilité est assurée spécifiquement par pays.
Quel est le processus de traçabilité pour ces pièces détachées ?
 En France, je tenais à ce que le système soit simple et contribue à la planification. Les pièces sont identifiées de manière générique ou nominativement. Les prestataires disposent d’un badge avec un numéro séquentiel et leur nombre varie selon les pics d’activités. Le système de suivi de ByBox est pratique car il est destiné à de multiples utilisateurs qui peuvent récupérer les pièces partout en France. Nous sommes ainsi capables de gérer près de 2 000 pièces par mois qui passent dans les consignes de ByBox, avec un doublement potentiel du volume.
Le passage aux automates a été un pari et un grand changement pour toutes les équipes. Désormais, les techniciens travaillent en toute autonomie et ont la pleine responsabilité de leur livraison. C’est un système fiable et facile d’emploi même si la technologie qui se cache derrière son fonctionnement est élaborée. Le lancement a été un peu stressant et nous avions prévu un plan B et même un plan C en cas de défaillance mais toutes les inquiétudes ont été totalement levées au bout de trois semaines de fonctionnement. Au niveau des techniciens, la prise en main a été très rapide.
Avant, nous utilisions les traditionnels points de collectes PUDO (Pick up and Drop Off) avec des comptoirs répartis dans des entrepôts logistiques. Mais une fermeture éventuelle du comptoir retardait la livraison des pièces et ce mode de fonctionnement impliquait aussi des procédures administratives fastidieuses pour le technicien.
Désormais, nos pièces sont disponibles dans ces consignes 24h/24 et la traçabilité qui représentait une exigence pour ce changement de fonctionnement est totale. Le suivi des pièces est capital pour nous, notamment au niveau du retour. Si l’on perd une pièce, c’est dramatique. Les pièces sont désormais sous la responsabilité de ByBox et le suivi se fait via notre ERP.
La traçabilité se fait en temps réel et une interface existe avec notre outil de gestion des appels. Si le retour de la pièce n’a pas lieu, un message informatique est envoyé. La traçabilité est totale et se fait à quatre niveaux en temps réel, tout au long du processus de distribution (réception, collecte, dépôt dans la consigne, prise de la pièce par le technicien). Avec le système traditionnel, si on oubliait de scanner une pièce, on perdait sa trace. Ce système est donc pour nous un réel progrès. Tous les mouvements de la pièce au niveau de la consigne sont automatiquement enregistrés.
Visibilité totale sur la pièce détachée
 Pour Guillaume Amet, ingénieur d’affaires chez ByBox, « l’innovation de ces consignes réside justement dans la traçabilité et le processus global de track & trace. Il assure une visibilité totale sur la pièce détachée tout au long de son cycle de vie et permet une gestion sur l’ensemble de la Supply Chain. Même si un changement survient sur le conditionnement de la pièce, le numéro de série permet le tracking dans le système d’information de ByBox : Thinventory™ (Warehouse & Transport Management System). Il est aussi possible de réaliser un kit de plusieurs pièces détachées, kit auquel on attribue alors un numéro de série propre ».
ByBox s’appuie sur la technologie, la distribution et les processus pour distribuer plus de 5 millions de colis, soit plus de 20 millions de pièces. La plate-forme Thinventory™ (Warehouse & Transport Management System) permet de gérer l’intégralité de la chaîne d’approvisionnement : logistique en amont et en aval, transport en aller et en retour, stock déporté (Forward Stock Location), reverse logistic… L’entreprise emploie près de 200 personnes dans 3 pays. Plus de 120 clients, représentant plus de 20 000 travailleurs itinérants, utilisent chaque jour les services ByBox.
Souplesse, fiabilité et disponibilité
Pour Jean-Michel Malard, il est difficile de mesurer le gain par rapport au fonctionnement traditionnel, même s’il est clairement positif « je dirais que nous avons un gain de temps de 10 à 15%. On a en outre beaucoup gagné en souplesse, en fiabilité et en disponibilité. Nous nous appuyons sur un réseau de sous-traitants, dont ByBox. Et leur outil nous sert aussi à évaluer nos niveaux de stocks et à réajuster si besoin ».
Propos recueillis par Sylvie Pesme
29/05/09
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